Eine einfache Formel für gute Businesstexte: Das FAZIT-Modell
Egal ob es sich um eine E-Mail, einen Bericht, ein Präsentationsdokument oder andere Formen von geschäftlicher Korrespondenz handelt, es gibt bestimmte Merkmale, die einen erfolgreichen Business-Text ausmachen.
Eine einfache Methode, um schnell ins Schreiben zu kommen oder bestehende Texte zu überprüfen, ist das FAZIT-Modell.
Das FAZIT-Modell
Form, Adressat, Ziel, Inhalt und Tonfall: Wer seine Texte nach diesen fünf Kriterien verfasst, hat eigentlich schon alles richtig gemacht.
Als simple Formel ist das Modell einfach im Businessalltag zu integrieren: Einfach vor jedem Text kurz im Geist die fünf Punkte durchgehen, dann erst loslegen.
Geschäftskommunikation umfasst eine Vielzahl von Formen:
- Geschäftsbriefe: Geschäftsbriefe werden verwendet, um formelle Mitteilungen wie Einladungen, Beschwerden, Anfragen und Bestellungen zu senden.
- E-Mails: E-Mails sind eine schnelle und effektive Art, Informationen zu senden und zu empfangen. Sie werden oft für kurze Mitteilungen und Rückmeldungen verwendet.
- Memos: Memos werden häufig intern in Unternehmen verwendet, um wichtige Informationen zu verbreiten, wie z.B. Änderungen von Richtlinien, Besprechungsanfragen oder Berichte.
- Berichte: Berichte werden verwendet, um detaillierte Informationen über ein Thema, eine Veranstaltung oder ein Projekt zu liefern. Sie sind oft umfangreich und beinhalten häufig Grafiken und Tabellen.
- Verträge: Verträge sind rechtliche Vereinbarungen zwischen zwei oder mehr Parteien, die alle Einzelheiten einer Transaktion oder Vereinbarung enthalten.
- Notizen: Notizen werden häufig intern in Meetings oder Gesprächen verwendet, um wichtige Punkte zu notieren oder Aufgaben zu delegieren.
- Anleitungen: Anleitungen werden verwendet, um Anweisungen zur Verwendung von Produkten oder zur Durchführung von Aufgaben zu geben.
Jede dieser Formen der schriftlichen Kommunikation hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen und Merkmale, die es zu beachten gilt. Durch die Auswahl der richtigen Form der schriftlichen Kommunikation können Sie effektiver kommunizieren und Ihre Ziele rascher erreichen.
ChatGPT-Prompt
Ihre Aufgabe ist es, ein klares und präzises Dokument zu erstellen, z. B. eine E-Mail oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Das Dokument sollte detaillierte Anweisungen zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder eines Prozesses enthalten, die leicht zu verstehen und zu befolgen sind.
Achten Sie darauf, dass das Dokument alle notwendigen Informationen enthält, einschließlich relevanter Hintergrundinformationen, benötigter Hilfsmittel oder Materialien und möglicher Herausforderungen oder Hindernisse, die während des Prozesses auftreten können. Das Dokument sollte außerdem gut gegliedert sein, mit Überschriften und Zwischenüberschriften, um den Inhalt in überschaubare Abschnitte zu unterteilen.
Berücksichtigen Sie bei der Erstellung des Dokuments auch Ihre Zielgruppe. Wenn Sie z. B. eine E-Mail verfassen, achten Sie darauf, dass sie angemessen adressiert ist und einen professionellen, aber freundlichen Tonfall hat. Wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung verfassen, sollten Sie visuelle Hilfsmittel wie Screenshots oder Diagramme einbeziehen, um die einzelnen Schritte zu veranschaulichen.
Bitte lesen Sie Ihr Dokument vor dem Absenden sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass es keine Fehler in der Grammatik, Rechtschreibung oder Zeichensetzung enthält.
Format: XXX
Inhalt: XXX
Es ist wichtig, bei der Erstellung von Businesstexten immer die Zielgruppe im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass die Informationen und Botschaften passend und verständlich sind und den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe entsprechen.
Die wichtigsten Adressaten von Business-Texten variieren je nach Art des Textes und des Zwecks der Kommunikation. Hier sind jedoch einige der häufigsten Adressaten von Businesstexten:
Kunden
Kunden sind eine der wichtigsten Zielgruppen für Businesstexte. Texte wie Werbebotschaften, Angebote, Kundenfeedback und Support-Kommunikationen werden häufig direkt an Kunden gerichtet.
Mitarbeiter
Mitarbeiter sind eine weitere wichtige Zielgruppe für Businesstexte. Interne Texte wie Mitarbeiterhandbücher, Schulungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen und Mitarbeiterfeedback werden oft an Mitarbeiter gerichtet.
Lieferanten
Lieferanten sind eine wichtige Zielgruppe für Bestellungen, Lieferpläne, Lieferantenbewertungen und Vertragsverhandlungen.
Investoren
Investoren sind ein wichtiger Adressat für Finanzberichte, Geschäftspläne, Präsentationen und sonstige Finanzkommunikation.
Regierungsbehörden
Regierungsbehörden sind Adressaten für Business-Texte wie Steuererklärungen, Genehmigungsanträge und Compliance-Berichte.
Öffentlichkeit
Öffentlichkeitsarbeit und Marketingkommunikation richten sich an die breite Öffentlichkeit und haben das Ziel, das Image und die Bekanntheit des Unternehmens zu verbessern.
Business-Texte werden in der Regel mit einem bestimmten Ziel verfasst, wie z.B. informieren, überzeugen oder verkaufen. Dies sollte bereits zu Beginn des Schreibprozesses berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass der Text auf das gewünschte Ziel ausgerichtet ist.
Wenn man das Ziel des Textes kennt, ist es einfacher, die entsprechende Sprache und Tonart zu wählen sowie die Botschaft gezielt zu vermitteln.
Informationsvermittlung
Das erste Ziel von Business-Kommunikation ist die Vermittlung von Informationen. Informationen sind unerlässlich, um Entscheidungen zu treffen und effektiv zu handeln. Durch Business-Kommunikation können Informationen zwischen Mitarbeitern, Abteilungen, Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden.
Überzeugung
Das zweite Ziel von Business-Kommunikation ist es, andere Personen zu überzeugen. Eine Überzeugung kann ein Vorschlag, eine Idee, eine Meinung oder eine Handlung sein. Wenn Sie in der Lage sind, andere zu überzeugen, können Sie mehr Einfluss auf Entscheidungen und Handlungen haben.
Beziehungsaufbau
Das dritte Ziel von Business-Kommunikation ist der Aufbau von Beziehungen. Beziehungen sind unerlässlich, um ein effektives Netzwerk aufzubauen, das Ihnen dabei helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen. Business-Kommunikation kann dazu beitragen, Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten aufzubauen und zu pflegen.
Imagepflege
Das vierte Ziel von Business-Kommunikation ist die Pflege des Images. Das Image Ihres Unternehmens ist wichtig, um Vertrauen bei Kunden und Investoren aufzubauen. Business-Kommunikation kann dazu beitragen, ein positives Image aufzubauen, indem Sie klare und konsistente Botschaften kommunizieren und ein positives Verhalten und Auftreten an den Tag legen.
ChatGPT Prompt
Ihre Aufgabe ist es, einen vorgegebenen Text so umzuformulieren, dass das Vertrauen von Kunden und Investoren gestärkt wird und gleichzeitig ein positives Image Ihres Unternehmens nach außen hin entsteht. Ihre Antwort sollte klar, prägnant und ansprechend sein und die wichtigsten Stärken und Werte Ihres Unternehmens hervorheben.
Achten Sie auf eine Sprache, die Ehrlichkeit, Transparenz und Integrität vermittelt, und betonen Sie Ihr Engagement, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Außerdem sollten Sie alle einzigartigen Merkmale oder Innovationen hervorheben, die Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheiden.
Ihre Antwort sollte auf Ihr Zielpublikum zugeschnitten sein und dessen Interessen und Anliegen berücksichtigen. Bitte vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe, die die Leser verwirren oder abschrecken könnten.
Und schließlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr umformulierter Text mit der Markenidentität und der Kommunikationsstrategie Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Eine klare Struktur und Organisation sind unverzichtbar, um Business-Texte leicht lesbar und verständlich zu machen. Hierbei geht es darum, die Hauptbotschaft eindeutig zu vermitteln und die Leser durch den Text zu führen, indem man klare Überschriften, Absätze, Schlüsselwörter, Listen und Diagramme verwendet.
Eine gut organisierte Struktur kann auch dabei helfen, das Verständnis und die Aufmerksamkeit der Leser zu erhöhen. Durch die Verwendung von klaren Überschriften, Absätzen, Schlüsselwörtern, Listen und Diagrammen wird es den Lesern erleichtert, den Inhalt des Textes zu verstehen und wichtige Informationen zu identifizieren.
Eine gut organisierte Struktur hilft auch, die Leserinteresse und Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, was für den Erfolg einer Business-Kommunikation von entscheidender Bedeutung sein kann.
ChatGPT Prompt
Ihre Aufgabe ist es, einen vorgegebenen Text klar und übersichtlich zu strukturieren. Bitte lesen Sie den Text durch und suchen Sie nach wichtigen Abschnitten oder Ideen, die Sie gruppieren sollten.
Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen, um die Informationen zu strukturieren. Ihre Antwort sollte eine strukturierte Version des Originaltextes enthalten, die leicht zu lesen und zu verstehen ist.
Sie können auch zusätzliche Details oder Klarstellungen hinzufügen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Business-Texte erfordern eine formelle und sachliche Sprache, die gleichzeitig professionell und seriös wirkt. Geschäfts- oder Branchenterminologie sollte korrekt und angemessen verwendet werden, und die richtige Schreibweise und Grammatik sind ebenfalls wichtig.
Die Verwendung einer einheitlichen Terminologie und Schreibweise schafft ein professionelles Erscheinungsbild und sorgt dafür, dass der Text einheitlich aussieht und sich einheitlich liest.
Eine klare und prägnante Sprache ohne umgangssprachliche Ausdrücke und Jargon erleichtert es dem Leser, den Text zu verstehen und das Vertrauen in die Professionalität der Autor:innen zu stärken.
ChatGPT Prompt
Bitte verfassen Sie den vorgegebenen Text in einem formellen und professionellen Ton, um ein Gefühl der Seriosität zu vermitteln. Ihre Antwort sollte eine angemessene Sprache, Grammatik und Syntax verwenden, um einen formelleren Schreibstil zu schaffen, der für geschäftliche oder akademische Kontexte geeignet ist.
Bitte beachten Sie, dass Ihr neu formulierter Text die ursprüngliche Bedeutung und Absicht beibehalten und gleichzeitig einen ernsthafteren Tonfall vermitteln sollte.
Machen Sie den Praxis-Check!
Bevor Sie das nächste Mal drauf los schreiben, gehen Sie kurz im Geist die fünf Punkte der FAZIT-Liste durch:
- Prüfen Sie: Ist das Format geeignet für das, was Sie eigentlich sagen wollen?
- Überlegen Sie: Wer ist der Empfänger Ihrer Nachricht - auf welches Niveau müssen Sie sich einstellen?
- Klären Sie das Ziel Ihrer Kommunikation: Möchten Sie die andere Person informieren, überzeugen oder zum Handeln anregen?
- Checken Sie den Inhalt, bevor Sie auf "Senden" klicken: Sind die wichtigsten Punkte enthalten und klar ersichtlich? Fügen Sie eventuell noch einen Absatz ein oder heben Sie wichtige Punkte fett hervor.
- Ist Ihr Tonfall Ihrem Anliegen angemessen? Sind alle Begriffe bekannt oder sollten Sie einzelne Abkürzungen und Fachbegriffe erklären?